Навыки для управления проектами

Когда использовать подход сверху вниз

В наши дни лишь немногие организации применяют подход сверху вниз в чистом виде. Большинство использует гибридный подход, который находится где-то посередине между стилями управления сверху вниз и снизу вверх.

Подход сверху вниз является более жёстким и структурированным, поэтому команды с несколькими дочерними командами, проектами с множеством разных составных частей и любыми другими факторами, которые затрудняют организацию процессов, выиграют от внедрения элементов методологии сверху вниз. Небольшие команды или команды с более узкой специализацией проекта могут в большей степени полагаться на стиль снизу вверх.

Масштабирование и цены: найдите инструмент, который будет расти вместе с вашей командой

Итак, мы переходим к теме, которую мало кто любит: деньги

Как и у всех компаний, у вас есть бюджет, и вам важно понимать затраты. Вам также нужно, чтобы выбранный вами инструмент можно будет масштабировать по мере роста команды

Никто не хотел бы выбрать одно решение и спустя пару лет обнаружить, что оно больше не подходит, потому что команда выросла в два раза или цена стала слишком высокой.

Понятные тарифные планы

Понимаете ли вы, из чего складывается цена на выбранный тарифный план? Вы платите за каждого человека? За месяц? Это единоразовый платёж или что-то ещё? Это поможет вам понять, какие инструменты по мере роста вашего коллектива могут стать слишком дорогими.

Определение одного места для размещения всех проектов

Например, если вы занимаетесь дорожной картой продукта, предусматривающей запуск сразу нескольких продуктов, вам нужно знать, сколько именно должно быть запусков, что входит в каждый из них и когда все они должны состояться. Планирование и управление всеми запусками из единого центра позволит видеть сразу всю текущую работу и состояние дорожной карты в целом. Что мы рекомендуем использовать в качестве инструмента управления несколькими проектами? Если у вас ещё нет подобного средства, лучшим выбором будет платформа для управления работой или проектами. В идеале она должна быть гибкой, простой в использовании и доступной для совместной работы. Мы убеждены, что Asana — это отличный вариант, к которому стоит присмотреться.

Попробовать Asana для управления проектами

Enpass

Сложно работать, когда постоянно приходится вспоминать пароли и логины от различных сервисов

По этой причине менеджер паролей является важной частью любого комплекта для работы. Если вы не хотите хранить такие личные данные в облаке, подходящим инструментом может стать Enpass

Enpass хранит логины, пароли от банковских учётных записей, номера кредитных карт и прочую конфиденциальную информацию прямо на устройстве, используется шифрование AES 256-бит. Здесь предлагаются те же возможности, что и у облачных менеджеров паролей, включая генератор паролей, автозаполнение и аудит паролей, чтобы обеспечить их максимальную надёжность. Также есть интеграция с цифровым ассистентом Cortana.

Если вы захотите синхронизировать данные, можно делать это при помощи сетевых хранилищ Google Drive, Dropbox и Microsoft OneDrive. Программа бесплатная для компьютеров на Windows 10.

Бережливое управление бизнес-результатами

Главный целевой ориентир процессного управления, который реализуется с помощью системы GANDIVA, — финансовая оптимизация: выручка компании должна стремиться к максимуму, а затраты — минимизироваться. Исходя из этой главной цели, автоматизация процессов офисного управления нацелена на то, чтобы сократить время и усилия офисных управленцев, которые они затрачивают на контролирующие функции, и уделить максимум внимания вопросам развития своего направления и компании в целом.

Таким образом, после внедрения «бережливого офиса» GANDIVA компания может зафиксировать экономический эффект, исходя из снижения издержек и повышения прибыли.

Если у вас грамотно выстроены процессы управления, то с помощью системы GANDIVA мы можем контролировать все ключевые показатели и все отклонения от этих показателей. Это означает, что от управления людьми мы переходим к управлению результатом,- подчеркивает Антон Малов.

Иными словами, для процессного управления на базе GANDIVA не имеет значения, где работают сотрудники — в офисе или на любой другой площадке. По сути, модель удаленной работы была реализована в системе корпоративных коммуникаций GANDIVA изначально. Вот почему, рассказывает Антон Малов, ковидный кризис, разразившийся в прошлом году, практически не задел компании, где работает GANDIVA, с точки зрения срочной организации удаленной работы: управление процессами и набор ключевых показателей деятельности менять не пришлось.

Легкая автоматизация процессов на базе GANDIVA

Специалисты компании «Протон» рассказывают, что автоматизация офиса любой, даже крупной компании, занимает считаные дни. Действительно, GANDIVA – облачная система, она быстро разворачивается в Яндекс.Облаке. В варианте on premise инсталляция GANDIVA на сервере заказчика происходит за один день.

На втором этапе производится обзор процессов подразделений и их каталогизация, что занимает не более 10 дней для одного департамента компании. Каталог услуг – это тот фундамент, который нужен для того, чтобы запустить процессы изменений в сторону клиентоориентированной модели работы сотрудников бэк-офиса.

Кроме того, опыт многочисленных внедрений GANDIVA накапливается в базе знаний компании «Протон», что помогает сразу после завершения каталогизации бизнес-процессов реализовать самый эффективный процесс для той или иной офисной службы.
Улучшению процессов помогает также блок аналитики и отчетности GANDIVA. В системе автоматически фиксируются данные по отклонениям от нормативов, по выполнению нагрузки различных подразделений. Причем, система отражает загрузку подразделения и сотрудников, а также качество их работы с точностью до минуты. Можно видеть, что, например, на определенном участке сотрудники перегружены, и нагрузку нужно перераспределить. Аналитические отчеты GANDIVA помогают найти ответы на такие вопросы.

Поскольку рабочие процессы стандартизированы, становится возможным грамотно структурировать поток задач между сотрудниками и подразделениями, добиваясь равномерного распределения нагрузки. А отчетные данные о работе сотрудников позволяют выявлять лидеров и аутсайдеров, давать объективную оценку работы подразделений и сотрудников.

Алексей Тапилин из ГК «АГАТ» считает одним из самых важных характеристик системы GANDIVA именно наличие развитой системы аналитики, которая показывает истинную загрузку всех подразделений и позволяет заблаговременно выявлять узкие места в процессах компании до того, как они обернутся настоящей проблемой.

Asana

Кармен Поп, менеджер глобальных проектов, Dropbox

«Моя история такова: мне в 2016 году был назначен проект, который на старте выглядел как обычный. Однако после первого этапа разработки и планирования это была большая программа с несколькими межфункциональными заинтересованными сторонами в Dropbox и внешними техническими поставщиками.

Этот опыт определенно вытолкнул меня из моей зоны комфорта в качестве проджект-менеджера, и было трудно постоянно управлять текущими изменениями.

Помимо общих правил управления проектами (разработка, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, закрытие) — я советую проявлять сострадание и сдержанность. Люди будут расстроены, всё пойдет не так, как вы хотите, но как руководитель проекта вы — то связующее звено, которое должно держать всё вместе и двигаться вперед. Я верю, что смог достичь этого в своем проекте, и в результате мы смогли создать команду».

Отличное управление сводится к равновесию

В конечном итоге эффективные менеджеры знают, как уравновесить эффективность подхода сверху вниз с преимуществами сотрудничества и творчества, которые обеспечивает вся команда.

Смешивая элементы различных стилей управления, можно найти подход, который лучше всего подходит вам и вашей уникальной команде. Как только вы выберете правильный подход, можно будет наладить упорядоченное управление рабочим процессом.

Попробуйте программное обеспечение Asana для управления рабочими процессами, чтобы создавать и отслеживать все процессы и коммуникации своей команды в одном месте.

Победа надежды

ЛАНИТ

• способность регистрировать связи между задачами «многие ко многим»;
• гибкость настроек коробочной версии;
• сохранение истории всех изменений по проекту;
• отчасти открытая архитектура, возможность доработки под собственные нужды;
• возможность сопряжения с внешними системами, которые уже использовались проектной командой (SharePoint, Git, SVN и т.д.);
• возможность использования на своем сервере (для закрытых проектов);
• наличие в подразделении сотрудника, имевшего значительный опыт администрирования этой системы и заинтересованного в унификации ее применения.

• улучшить качество сна сотрудников проектной команды (как известно отдохнувший человек работает гораздо эффективней);
• обеспечить прозрачное распределение ответственности за выполнение задач проекта;
• обеспечить «многопоточность» проектной команды, т.е. осуществлять распараллеливание работ везде, где это возможно;
• обеспечить автоматическое формирование текущего состояния дел по реализации каждого из требований заказчика;
• обеспечить мониторинг текущего состояния проекта, позволяющих выявить проблемы и риски проекта на ранних этапах;
• сформировать единые подходы по учету, методике оценки и сравнения состояния разных проектов по разработке программного обеспечения (по аналогии сервисов  Google Analytics или Яндекс.Метрика, которые позволяют оценивать по одинаковым показателям любые сайты);
• повысить точность оценки сроков выполнения задач, на основе собранных статистических данных.

Автоматизация управления проектом не должна раздражать сотрудников проектной команды.Гарантии преемственности.Минимализм.Совершенство достигнуто не тогда, когда нечего добавить, а когда нечего убрать правило МиллераСистемность.IDEF0конвейерпараметров

Нюансы управления командой

Команда под руководством грамотного начальника является двигателем проекта, без нее невозможны выполнение всех поставленных задач, успешная реализация проекта. При тщательном координировании, знании стратегий и правильном управлении коллективом рабочей группы появляются и иные, неочевидные достоинства управления:

1. Продуктивность. Появляется за счет балансирования рабочей нагрузки персонала, создания реалистичных сроков, поддержки и устранения барьеров, непосредственно препятствующих выполнению задач.
2. Производительность. Возникает на сильной корпоративной базе и благодаря высоко мотивированным сотрудникам.
3. Обучение. Является результатом совместной работы, опыта и навыков команды и ее главы, быстрой адаптации.
4. Сплоченность. Берет начало из активного сотрудничества коллектива.
5. Моральный дух. Рождается благодаря счастливым и эффективным работникам, которых проще удерживать на производстве, минимизируя отток кадров и экономя деньги компании.

Таким образом, успешное руководство командой проекта несет огромное количество специфических преимуществ. Поэтому администрация любой фирмы должна быть заинтересована в эффективном развитии данного направления.

Asana

Asana — онлайн-сервис для управления проектами. Создатели позиционируют его, как инструмент для командной работы, но он также подойдет и для личной организации. Платформа позволяет общаться с сотрудниками, обмениваться файлами, составлять списки дел. Есть десктопная и мобильная версии для iOS и Android. Основной функционал доступен бесплатно, подписка расширяет набор инструментов. 

Иерархия системы довольно проста: организация, команда, проект, задача, теги, секции и подзадачи. Чтобы упростить управление, предусматривается использование “горячих” клавиш. Followers — это список участников, которые назначаются ответственными за выполнение определенной задачи. Assigned — тот, кто работает над проектом. Таким образом, в сервисе можно настроить как “управляющих”, так и исполнителей. Таск-менеджер доступен только на английском языке, но с помощью расширения для Chrome “Asana Translate” можно его перевести. Все задания распределяются по приоритетности, для этого используются метки. 

Плюсы: 

• Многоуровневая система задач — можно хорошо детализировать задание
• Вся коммуникация с коллегами проходит внутри сервиса
• Расширение для браузера, которое переводит интерфейс
• Выставление приоритетности проекта
• Прикрепление файлов из облачных сервисов

Минусы: 

Отсутствует локализованная версия

Стоимость: 

• Бесплатный тариф
• 10$/месяц: без ограничений на количество участников, приоритетная поддержка, расширенный поиск

Flow

Несколько трюков для упрощения жизни

Длительное и расширенное использование совершенно любого инструмента дает понять, что иногда отклонение от инструкций повышает эффективность. Кроме того, руководитель осознает, что некоторые функции можно использовать не по назначению. Jira имеет огромный функционал, соответственно насыщена разными трюками.

Своя поисковая система

Поисковые движки повышают рейтинг сайта, который уменьшает количество необходимых кликов для достижения цели (к примеру, покупке товара). Повысьте для себя рейтинг своего проекта, уменьшив количество кликов для перехода к определенным разделам или подзадачам. Как это сделать?

Создание своего поискового движка. 

Chrome

Это полезная возможность для больших проектов, когда нужно контролировать много процессов. По такой аналогии работают продукты Adobe. Вместо выбора конкретного действия через панель навигации можно назначить неограниченное количество горячих клавиш. Запомнив их можно намного быстрее достигать цели.

Навигационные ссылки

Для работы над проектом всегда создаются общие чаты в каких-то мессенджерах. Также, многие проекты требуют постоянного отслеживания положения дел компании-заказчика. Можно сделать вкладки в браузере или сохранить постоянную ссылку на рабочем столе. Но Jira позволяет не занимать такими ссылками свое пространство.

Внутри проекта есть опция «Добавить ссылку» и указать URL-адрес, по которому часто переходят все участники проекта. Также туда можно добавить электронный адрес любого контактного лица. Это значительно повысит продуктивность команды.

Доступ к базе данных Jira

Кто сказал, что базы данных – исключительно конфиденциальная информация? В базе хранится все, что связано с действиями на сайте или его сервисе. Руководителю проекта стоит получить доступ к базам Jira. Как это сделать?

Платная услуга. Компания Jira обеспечивает доступ к проекту, с которым связан руководитель. Уровень доступа – «Только для чтения». Зачем это нужно? Что понимать структуру данных, эффективно очищать схемы и проводить аудит по работе над проектом. Такой доступ раскрывает много загадок и дает руководителю возможность взглянуть на проект под другим углом.

Станьте частью сообщества

Многие забывают, что популярность приложения означает наличие большого и опытного сообщества. А это является одним из лучших и наиболее простых трюков. Почему? Потому что обучение на практике других пользователей дает возможность одним из первых узнавать о трюках, которых даже нет в сети.

Поддержание связи с удаленными заинтересованными сторонами.

Опрос Gallup показал,
что 37% американских рабочих в какой-то момент своей карьеры работали удаленно. Ожидается, что менеджеры ИТ-проектов будут устанавливать ожидания для удаленных заинтересованных сторон — будь то удаленные сотрудники, поставщики, поставщики или партнеры.

Согласование ваших удаленных заинтересованных сторон с вашим бизнесом или стратегией проекта обеспечит им видимость, поскольку они участвуют во всех аспектах жизненного цикла вашего проекта. Это также поможет им, когда они имеют дело с отделами для управления контрактами, закупки активов или взаимодействия с финансами и счетов для выплат.

Такое взаимодействие с заинтересованными сторонами может быть проще, когда они станут частью проекта и сделают это более заметным в очереди проекта.

Основы управления проектами: организация работы и обеспечение подотчётности

Для успеха любого проекта нужно, чтобы его поддерживал каждый сотрудник. Но как это делать, если они понятия не имеют, что от них требуется, чего и в какие сроки они должны достичь и где найти необходимую для работы информацию?

Вам нужно организовать всю работу в одном месте

Программное обеспечение для управления проектами — это своего рода контейнер для всей работы вашей команды, который позволяет организовать всё в одном месте. Его можно сравнить с хорошо организованной системой шкафчиков, в которых хранится вся информация, необходимая вам для успеха — проекты и задачи, исполнители, сроки выполнения, приоритеты и документы.

Так сотрудники будут точно знать, где они могут найти нужную информацию, и у всех будет чёткое представление о том, кто за что отвечает. Рассматривая различные инструменты, оценивайте их по следующим параметрам:

• Структура проектов и задач. Как в рассматриваемом инструменте проекты разбиваются на более мелкие компоненты? И вопрос здесь не в том, как работа представляется визуально, а в том, как реализована иерархия информации. Например, можно ли разделить крупные задачи на составляющие (то есть подзадачи)?

• Информация в задачах. Какую информацию можно привести в задаче? Имеют ли задачи в разных проектах одинаковую структуру?

Вам нужно сформировать чёткое понимание того, кто за что отвечает

Выбранное вами решение для управления проектами должно позволять вам и вашим сотрудникам с лёгкостью назначать исполнителей, показывать, как связаны между собой разные части работы, и когда она должна быть выполнена

Мы рекомендуем обратить внимание на следующие возможности:

Исполнитель задачи. Можете ли вы с лёгкостью назначить ответственного за каждую задачу? Понятно ли, кто должен выполнить работу? Это обязательное требование, если вы хотите повысить уровень личной ответственности в команде и сделать так, чтобы все соблюдали сроки.
Зависимость задач друг от друга. Когда сотрудники видят, как задачи связаны друг с другом, они понимают, что должны выполнить их коллеги перед тем, как они сами смогут приступить к своей части работы.
Даты начала и сроки выполнения

Конечно, в первую очередь важно установить чёткие сроки выполнения, но не все задачи одинаковы — на некоторые уходит больше времени, чем на другие. Поэтому желательно также указывать даты начала работы

Это даёт сотрудникам более чёткое понимание того, когда должна быть выполнена работа и сколько времени она займёт. При наличии дат начала также намного проще определять приоритет работы.

Имея хорошую систему организации основной информации — какую работу необходимо выполнить, кто за неё отвечает, когда нужно начать и закончить — все будут гораздо увереннее работать по графику и соблюдать сроки. После этого можно будет начать улучшать и другие аспекты работы команды.

Eclipse Manager

Если вы работаете над проектом, то можете использовать отдельные приложения для отслеживания задач, времени и денег. Это затрудняет анализ того, как эти факторы влияют друг на друга. Приложение Eclipse Manager помогает упростить процесс, поскольку объединяет все эти возможности внутри себя.

Этот лёгкий менеджер проектов обладает чистым интерфейсом и позволяет легко устанавливать приоритеты и управлять списками задач, а также быстро просматривать статус проекта. Можно видеть различные проекты, задачи будут сгруппированы по приоритетам, чтобы вы всё могли успеть вовремя. Программа отслеживает время и денежные затраты, поэтому можно анализировать в графическом виде и текстовых докладах, как окупаются инвестиции, чтобы держать эффективность работы на высоком уровне. Большинство функций этого приложения доступны в бесплатной версии, кроме возможности отслеживать денежные расходы. Для неё, а также работы без доступа в интернет и экспорта файлов Excel, потребуется версия Pro, которая стоит $2 в месяц.

Политики соответствия

Политики соответствия определяют правила и параметры, которым должно соответствовать устройство, чтобы политики условного доступа сочли это устройство соответствующим требованиям. Кроме того, политики соответствия также служат для отслеживания и устранения проблем соответствия на устройствах независимо от условного доступа. Вы можете добавить оценку пользовательских базовых показателей конфигурации в качестве правила оценки политики соответствия. Дополнительные сведения см. в разделе .

Дополнительные сведения о функции Intune см. в статье Использование политик соответствия требованиям для задания правил для устройств, которыми вы управляете с помощью Intune.

Автоматизация процессов – в помощь принятию решений человеком

Конечно, само по себе приобретение системы типа GANDIVA не превратит классический офис в комплекс бережливых процессов. GANDIVA — это инструмент, который поможет управленцу работать с бизнес-процессами в удобной форме. Она предоставит максимально детализированную объективную информацию для того, чтобы человек увидел, где в офисных процессах появляются искажения и потери, и улучшил их.

Таким образом, управленческий персонал избавляется от функций рутинного управленческого и операционного контроля, а освободившееся время он может потратить на поиск решения по оптимизации процессов и автоматизацию улучшенных процессов.
Александр Ермольчев, директор ИТ-службы компании «Нижегородский водоканал», одного из крупнейших предприятий Российской Федерации в области водоснабжения и водоотведения, рассказывает:

GANDIVA — один из немногих продуктов, который закрыл наши потребности по требованиям, срокам внедрения, обслуживанию и цене. Теперь я работаю только над тем, что действительно требует моего внимания. Это позволяет больше времени уделять стратегическим вопросам. Коллеги находятся в среде «самоорганизации», делятся опытом и решают операционные вопросы, а я экстренно подключаюсь только в том случае, где от меня требуется решение.

Asana

Битрикс24

Облачный сервис для командной работы, включающий систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), интранет-портал, чат и менеджер задач; возможно подключение внешних провайдеров телефонии, почтового клиента, системы распознавания лиц и визиток. Разработчик и провайдер – российская компания 1С-Битрикс.

Мы любим Битрикс24 за полноценный набор функций для каждой отдельной задачи, за работу над задачами командой с разными уровнями доступа и за работу по проектам. Сила инструмента как раз в том, как складно эти три компонента работают вместе.
Еще плюсы, которые выделили наши сотрудники:

• задачи можно ставить в «Группы» / «Проекты» – разделять направления работы;
• учет времени по любой задаче. Удобно и незаменимо для программистов;
• гибкие настройки прав доступа;
• удобные отчеты по задачам: можно выводить практически любую информацию в отчет, сохранять для себя формы отчетов, открывать доступ к отчетам другим пользователям;
• есть статусы задач: «Ждет выполнения», «Выполняется», «Ждет», «Завершена». Также можно сортировать по статусам: «Делаю», «Поручил», «Помогаю», «Наблюдаю». Это все очень удобно, если вы делегируете задачи;
• рост эффективности +500%;
• есть шаблоны задач (дают возможность ставить задачу, например, каждый второй понедельник месяца);
• обширный набор функций и опций, кроме собственно учета задач: CRM, телефония, почта и даже конструктор сайтов.

Минусы:

интерфейс на 9 баллов из 10. Чтобы было, к чему стремиться

Доступен на платформах:

• iOS и macOS
• десктоп-приложение
• веб-версия

WEEEK

Архитектура платформы Eclipse

• Основным элементом является исполняющая среда — Eclipse Runtime, в которой выполняются коды расширений и модулей. Она обеспечивает всю базовую функциональность платформы — управление расширениями и обновлениями, взаимодействие с операционной системой, обеспечение работы системы помощи.
• Следующим элементом является собственно IDE — она отвечает за управление основными элементами программы, их расположением и настройками, управление проектами, отладку и сборку проектов, поиск по файлам и командную разработку.

В стандартную поставку Eclipse SDK включены два плагина — Java Development Tools или JDT, и Plug-in Developer Environment или PDE, таким образом мы получаем полностью готовую IDE для Java программирования и для разработки расширений для Eclipse.

Eclipse SDK — это минимальная версия, идеальная для знакомства с платформой и обучения. В дальнейшем, определившись с целями, вы можете скачать и использовать любую подходящую для ваших задач сборку, уже укомплектованную необходимыми расширениями.

Basecamp

Оценка: 3 балла

Я с декабря 2010 года пользуюсь Basecamp для работы по одному иностранному проекту, так как сервис на английском языке и позволяет легко выстроить работу с иностранными участниками проекта. Basecamp был придуман в далеком 2004 году командой 37signals и сделан программистами, работающими в разных уголках мира.

Двое праотцов сервиса Basecamp написали замечательные книги: «Rework: бизнес без предрассудков» и «Remote: офис не обязателен». Книги просто обязательны к прочтению или прослушиванию для всех тех, кто подумывает о переходе на удаленку или уже сделал переход. Кстати, вы можете получить от меня книгу «Remote: офис не обязателен» в подарок, если подпишетесь на мою рассылку в конце этой заметки. Обязательно скачайте эту книгу!

Basecamp имеет бесплатный тариф, на котором можно держать только один проект. Если вы работаете в одиночку, то вам его будет вполне достаточно.