Развивайте отношения на работе
Сотрудники не должны чувствовать себя одинокими на работе. Одиночество и чувство игнорирования — сильная эмоция, заставляющая кого-то отделяться.
Тимбилдинговые мероприятия — это очень хорошо, но вам также необходимо оптимизировать взаимоотношения сотрудников друг с другом.
У всех есть голос в коллективе? Рабочие процессы настолько гладкие, насколько это возможно? Это те вопросы, которые вы должны задавать себе и своей команде на регулярной основе.
Вы можете по-настоящему проявить творческий подход к организации своей команды и создать группы мини-команд для работы над определенными проектами. Вы можете либо создать их самостоятельно, либо работать вместе со всеми для их создания.
Старайтесь изо всех сил, чтобы каждый чувствовал себя таким же включенным в решения, как другие. Это больно, когда сотрудники исключены из процесса.
Советы по реализации этой идеи вовлечения сотрудников
Вовлеките всех: это больше о том, чтобы быть внимательным, чем что-либо еще. Вы должны знать, что сотрудники могут чувствовать себя обделенными. Постарайтесь включить всех как можно сильнее, объясните вещи так, чтобы все поняли и были на одной волне.
Поощряйте сотрудничество. Отличный способ помочь наладить отношения на работе и расширить возможности сотрудников — заставить их работать вместе над проектами. Один из примеров, например, установление целей команды на неделю, чтобы все могли внести свой вклад в дело. Это заставляет всех работать над одним и тем же.
Скажите людям не стесняться: большинство людей на работе, естественно, стесняются, они не хотят переступать, и они не уверены, имеют ли они право говорить. Вы можете помочь устранить этот страх, побуждая их говорить без ожидания наказания.
Задача 3: перейти на отечественные сервисы
Перенести почту и файлы в Communigate Pro. Если возможности или желания оставаться на продуктах Microsoft нет, то можно сразу перенести почту и документы на отечественную платформу Communigate Pro. Особенно это касается компаний из санкционного списка.
Мы можем развернуть Communigate Pro в наших облаках на территории РФ.
Предложенные способы подходят не только для Office 365, но и для других зарубежных публичных сервисов: DropBox, Google Drive и Gmail for Business.
Больше о миграции с зарубежных сервисов расскажу на бесплатном вебинаре 31 марта в 11:00. Ссылку на регистрацию найдете на нашем сайте.
Помощь с личностным ростом
Личный рост является одним из наиболее важных аспектов вовлечения сотрудников. Сотрудники должны чувствовать, что они постоянно растут и становятся лучше в том, что они делают.
Когда они перестают расти, перестают быть творческими, перестают бросать вызов самим себе, им становится скучно. Еще хуже, если они видят, что их коллеги растут, а они нет, они чувствуют, что регрессируют.
«Не бойся расти медленно — бойся стоять на одном месте». Китайская пословица.
Компании часто попадают в ловушку удушения творчества, потому что они фокусируются на том, что работает, а не на экспериментах. Становятся склонными к риску, когда сотрудники этого не хотят.
У ваших сотрудников есть невероятные идеи и их не следует душить. Это нечестно по отношению к ним.
Следует также помнить, что сотрудники часто боятся обращаться за помощью, они думают, что будут выглядеть так, словно не знают, что на самом деле должны знать. Даже если они наберутся смелости, чтобы попросить вас о помощи, вполне вероятно, что у вас не будет времени на помощь.
Советы по реализации данного способа вовлечения сотрудников
Предложение коучинга: это труднее всего реализовать просто из-за нехватки времени, но это того стоит. Вы можете делать это в группах, вы можете выделять время один раз в месяц на «тренинг» по предмету, который вы знаете, что сотрудник хочет изучать, или вы можете делать что-то вроде частого обеда и обучения. Это приведет к вовлечению, потому что это укрепит доверие сотрудников.
Предлагайте курсы: вы должны поощрять сотрудников посещать курсы онлайн, чтобы помочь им расти и развиваться. Одна важная вещь с этим советом — не просите сотрудников платить за курс, даже если вы готовы их возместить. Отложите бюджет на обучение и продолжайте предлагать инвестировать в вашу команду.
Поощряйте развитие: некоторые из самых больших проблем на работе возникают из-за отсутствия общения. Вы должны взять на себя инициативу и поощрять сотрудников расти и развиваться. Это заставит их чувствовать, что вы искренне заботитесь о их карьере.
Идея вовлечения персонала №2
Почему бизнес выбирает онлайн-офисы
Если прагматично посмотреть на развитие удаленных офисов, становится очевидно, что такая организация имеет существенные преимущества:
- Экономия. Аренда и содержание офиса обходится компаниям в приличную сумму и является заметной статьей расходов, а в условиях затянувшейся эпидемии – ситуация только усугубляется, ведь необходимо обеспечить безопасность сотрудников и соблюдать санитарные требования. При удаленной работе не нужно покупать мебель, компьютерную и другую технику, оплачивать коммунальные счета. Если команда работает удаленно, владелец бизнеса ежемесячно будет экономить приличную сумму, которую можно потратить на развитие своего дела.
- Работа с лучшими специалистами. При традиционной офисной организации труда, компания становится заложником своего месторасположения. Она сможет искать сотрудников только среди людей, которые проживают поблизости (если это, конечно, не топовая компания с огромными окладами). Удаленная работа позволяет искать сотрудников по всему миру и находить специалиста, который будет на 100% соответствовать требованиям.
Многие компании до последнего старались отрицать преимущества удаленной работы, говоря о том, что их сотрудникам тяжело дисциплинировать себя при работе из дома, и в целом – поменять свой привычный уклад жизни. Но, как обычно, кризисные ситуации открыли путь для прогресса. В 2020 году многие компании перешли на удаленную работу, опробовав мобильный офис, среди них и такие гиганты как Google, Microsoft, Uber.
Согласно совместному исследованию Ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК), НИУ «Высшая школа экономики» и Microsoft в России к середине 2020-го года 54% российских предприятий и компаний перешли на удаленный режим работы полностью или частично. Для сравнения: до весны 2020-го на удаленке работало менее 1%.
81% респондентов уверены, что придется менять бизнес-процессы и организацию деятельности компаний. При этом 47% респондентов считают, что web формат работы «приживется».
В нынешних реалиях было бы нелогично продолжать отрицать возможности онлайн-офисов для организации труда в своей компании. Сегодня интернет-технологии и так активно задействуются в широком спектре сфер бизнеса, и это не только ит или диджитал. Даже предприятия, которые занимаются производством товаров, могут переводить значительную часть своих сотрудников на удаленную работу – менеджерский состав, бухгалтеров, администраторов.
А практика 2020-го года показала, что удаленная работа возможна даже для крупных компаний с сотнями, а то и тысячами сотрудников. Главное в этом деле – правильно организовать коммуникацию. А для этого сейчас существует достаточно инструментов.
Корпоративные мессенджеры | ТОП-15 Лучших
Как создать список рассылки в Outlook,
Перспективы позволяет создать список рассылки только в несколько простых шагов. В зависимости от версии, Вы, как правило, необходимо принимать 6-10 шаги, чтобы добавить список рассылки. Однако, для последней версии мы подготовили список действий для вас в дальнейшем:
- щелчок “люди” на панели навигации, либо значок или слово;
- Перейти к “Мои контакты” и выберите папку, в которой контактная группа будет сохранена. Это проще, если вы просто выбираете “контакты”;
- щелчок “Новая контактная группа” и назовите его с учетом ваших потребностей;
- выбирать “Добавление участников” и просто добавить людей из списка контактов, которые вы хотите видеть в этом самом списке;
- сохранить и закрыть функцию.
Однако, за это действие, которое будет выполняться в менее 5 мин, как это описано, Вы должны иметь все контакты в базе данных программы. А что, если вы этого не сделаете? Это не имеет большого значения, поскольку есть способ импортировать их из файлов Excel а также из различных списков группы файлов, таких как MSG. Вы не можете напрямую импортировать список рассылки в Outlook, 2019 но только контакты, из которых они могут сделать. Ниже мы более подробно объяснить весь процесс импортирования.
Советы по Импорт списка рассылки В Outlook,
Файл > Открыто & Экспорт > Импорт/экспорт
Однако, иногда могут быть проблемы по пути, поэтому мы хотим объяснить вам все советы и хитрость, чтобы сделать этот процесс как можно более гладко. Ниже наш шаг за шагом руководство о том, как импортировать контактную группу мировоззрение из Excel, снова для новых версий программы:
выбирать “Файл” на ленте из 2013 или 2016 версия программы;
продолжить Open & Экспорт, а именно функции Импорт / Экспорт;
в всплывающем окне с параметрами для действий, которые будут выполняться, Выбрать “Импорт из другой программы или файла” и продолжить;
выбирать “Значения, разделенные запятыми” на следующем этапе, который указывает тип файла, который будет создан;
выберите файл, который необходимо импортировать, и обратить особое внимание на варианты дублирования. Они включают в себя позволяя заменять дубликаты при импорте, позволяя дублируется быть создан, и нет импорта дубликатов;
продолжить, выбрав папку. Наиболее естественно, это “контакты” один;
сохранить и закончить свои действия.
Наиболее естественно, это “контакты” один;
сохранить и закончить свои действия.
После того, как вы выполнили все действия, описанные выше, вы должны быть в состоянии увидеть контакты под значком People. Если это не так, Затем убедитесь, что выбранный файл был завершен. Например, Перспективы требуют заголовков столбцов в первой строке, чтобы проверить эти первым. к счастью, Вы можете редактировать файл в формате CSV с помощью Excel, чтобы добавить имена и другую недостающую информацию, поэтому решение данной проблемы не займет много времени.
Почему Использование Outlook Для большей эффективности?
Как уже было описано, есть множество вещей, которые можно сделать, чтобы уменьшить количество рутинных задач на работе или дома при использовании перспективы. Помимо создания простых списков, можно также создать общий список рассылки, который будет доступен для других членов вашей команды или даже всей компании. Это имеет особое значение, если все члены команды должны отправить несколько писем по всей команде, как экономия времени для всей команды невероятны.
Наиболее важным вопросом здесь является то, что почти все, что вы хотите сделать в Outlook, возможно, и не занимает много времени. Вам нужно только сделать немного чтения и подготовки, и тем больше эффективность гарантирована.
Зачем компании обмен знаниями?
Стимулирование инноваций и формирование новых знаний помогает сотрудникам быть более продуктивными, расширяет обмен идеями и помогает компании легче усваивать и откликаться на новые тенденции.
Показывая, насколько важен обмен знаниями для вашей компании, вы стимулируете сотрудников быть более открытыми для взаимодействия и формировать горизонтальные связи внутри компании. Обратная связь позволяет каждому высказать свое мнение и участвовать в более широком обсуждении на благо свое и компании.
Открытый обмен знаниями обеспечивает вовлечение большего числа сотрудников в работу с информацией и за пределами их собственных отделов
Это побуждает людей открыто общаться с коллегами, руководителями и в целом чувствовать себя более ценными сотрудниками, знания и идеи которых имеют значение.
Обмениваясь информацией, все сотрудники могут развить свои навыки и почувствовать уверенность в своих знаниях
Когда организация открыто предоставляет сотрудникам доступ к важной информации, вы создаете команду экспертов.
Когда у вас есть команда информированных и знающих сотрудников, другие тоже обращают на это внимание — в частности, ваши потенциальные и текущие клиенты, а также таланты, которые хотят работать в открытой и прогрессивной компании.
Когда сотрудники делятся своими знаниями, опытом и проблемами, это устраняет будущие ошибки компании и время, потраченное впустую. Делясь знаниями, люди заранее расширяют свой опыт работы со стратегиями, идеями, программами и технологиями благодаря коллегам из других отделов, что помогает перед их внедрением.
Как и в любой другой корпоративной стратегии, при обмене знаниями может возникнуть несколько проблем, которые преимущественно выстраиваются вокруг трех ключевых вопросов:
-
Как компании могут эффективно гарантировать, что все в организации имеют равные возможности для легкого получения информации?
-
Что могут сделать организации, чтобы сотрудники чувствовали себя более комфортно и не были против делиться своими знаниями и идеями?
-
Как организации могут справиться с информационной перегрузкой, которая существует в нашу цифровую эпоху?
Многие проблемы решаются с помощью процессов и технологий, которые помогают упростить задачу, но даже в этом случае, конечно, необходимо прямо участвовать в развертывании стратегии.
В этом контексте компании заключается в том, чтобы быть активным примером и вносить вклад в формирование культуры обмена знаниями через личный опыт. Хорошим решением также может стать введение практики открытого диалога — предлагайте людям делиться и задавать вопросы, создавайте возможности для обсуждения тем с другими коллегами. Это помогает как поддерживать, так и транслировать культуру. Секрет в том, что открытый диалог — это разговор на равных, СЕО компании больше не может выступать в качестве авторитета, который железной рукой сверху насаждает те или иные практики.
С точки зрения на передний план выходит не только поддержание культуры и мотивация текущих сотрудников к обмену знаниями, но и правильный онбординг новых сотрудников. Прием на работу, когда новые сотрудники начинают свою адаптацию и обучение, — это прекрасная возможность закрепить ценности обмена знаниями. Из-за того, что они работают недавно, новые сотрудники могут чувствовать себя некомфортно, обмениваясь идеями, мнениями или информацией, которые вполне могут быть важными для вашей компании. Здесь задача HR заключается в том, чтобы с первого дня дать людям понять, насколько ценна их обратная связь, идеи и навыки, чтобы они чувствовали себя достаточно мотивированными и продолжали высказываться. Сделать это можно следующим образом:
-
Убедитесь, что команда и менеджер, с которым работают новые сотрудники, с самого начала будут спрашивать и ценить вклад новых сотрудников.
-
Предоставьте новым сотрудникам наставника, к которому они могут пойти, чтобы поделиться идеями, если им неудобно делать это в более крупном окружении или группе.
Конечно, важным элементом будет поощрение и открытость со стороны руководства. Руководители и менеджеры больше не единственные люди в компании, обладающие знаниями и хорошими идеями. Лидеры и менеджмент, которые демонстрируют готовность слушать, побуждают других открыто рассказывать о том, что они знают.
«МойОфис Частное облако»
МойОфис выпускает решения для безопасной совместной работы с документами и коммуникациями. В отличие от Microsoft или Google, которые предпочитают подключать пользователей в свои публичные облака, МойОфис специализируется на частных облаках. Российский производитель предлагает три облачных продукта, которые могут быть развернуты на инфраструктуре предприятия или доверенного партнера. Это принципиальное отличие, которое обеспечивает надежное хранение и полный контроль собственных данных.
Пользователи могут выбирать между «МойОфис Частное облако», «МойОфис Защищенное облако» и «МойОфис Профессиональный». Первые два продукта различаются между собой наличием сертификатов, которые подтверждают прохождение сертификационных испытаний ФСТЭК России: «МойОфис Защищенное облако» можно использовать в государственных информационных системах первого класса защищенности и на объектах критической инфраструктуры.
Отслеживание состояния задачи
Существует несколько способов передачи информации о ходе выполнения задачи ее настоящим владельцем всем предыдущим, включая создателя задачи.
Если предыдущий владелец установил у себя флажок Сохранить копию данного поручения в списке задач, то при каждом изменении владельцем задачи ее состояния будет создаваться сообщение электронной почты Обновление задачи, после принятия которого у предыдущего владельца произойдет автоматическое обновление копии задачи.
Одним из вариантов отслеживания состояния задачи является рассылка владельцем отчета о ходе ее выполнения. Эти сообщения составляются на основе текущей информации о задаче и рассылаются по списку предыдущих владельцев.
Замечание
Список пользователей, получающих отчет о задаче, можно увидеть на вкладке Подробно в поле Обновить для (Update List).
Чтобы отправить поручение, выберите команду > действия > Отправить отчет о состоянии задачи или нажмите соответствующую кнопку на панели Стандартная. По умолчанию поле Кому будет содержать имена (адреса) предыдущих владельцев. Поле Тема будет начинаться со слов Отчет о состоянии задачи (Task Status Report). В отчете будет содержаться информация о том, была ли начата работа, каков текущий процент выполнения, тема и т. п. Помимо этого, владелец может отредактировать отчет перед отправкой. На рис. 10.11 показан примерный вариант отчета на задачу.
Помимо вышерассмотренных способов отправки отчета, можно просто присоединить копию задачи к сообщению в виде вложения. Получатель такого сообщения имеет возможность открыть эту копию и включить ее в свой список задач. Для пересылки копии задачи откройте ее и выберите команду > действия > переслать. В поле Кому укажите получателя копии задачи, при необходимости введите комментарий и нажмите кнопку Отправить.
Рис. 10.11. Отчет о выполнении задачи
Пересылка элементов Outlook
В предыдущих параграфах были рассмотрены процедуры организации собраний и совместная работа группы пользователей над задачей, но этим не ограничивается коллективная работа пользователей в Outlook. Поскольку Outlook является централизованным местом хранения всевозможной информации, зачастую стоит вопрос о полноценном обмене информацией с другими пользователями, заинтересованными в ее получении. Это касается любых элементов Outlook, начиная с заметок и кончая контактами. Именно на примере контактов мы и рассмотрим процедуры, связанные с пересылкой элементов Outlook.
Нередко при работе коллектива требуется обмен контактной информацией. Безусловно, можно создать простое сообщение с текстовой информацией о контакте, набрав его с клавиатуры, или посредством преобразования элементов, перенеся в тело сообщения необходимую информацию. Но данный способ требует времени отправителя на перенос данных из формы контакта в тело сообщения, а получателя наоборот — из тела сообщения в форму контакта. Outlook позволяет упростить и ускорить данную процедуру.
Пример 10.6. Пересылка контакта
{ В папке Контакты}
< пересылаемый контакт>
> Действия > Переслать (рис. 10.12)
Кому
Имя < Контакту> Кому
ОК
Отправить
Рис. 10.12. Пересылка контакта
Как видно из рис. 10.12, открывшаяся форма, по сути, сообщение Outlook, просто с вложенным контактом. После того как получатель примет данное сообщение, двойной щелчок по значку или имени добавит контакт в папку Контакты получателя.
Поскольку созданная форма — сообщение Outlook, то для вложения элемента Outlook и его пересылки можно воспользоваться стандартной процедурой вставки документов.
Пример 10.7. Вставка документа
{ В открытом сообщении} > Вставка > Документ…
Папки Контакты
Элементы < Контакт>
Вложение
ОК
Ко всему вышесказанному хочется только добавить, что в главе 13 «Outlook и Microsoft Exchange Server» будут еще затронуты вопросы коллективной работы в рамках локальной сети предприятия или рабочей группы.
Резюме
В этой главе нами рассматривались возможности коллективной работы в среде Outlook:
- Планирование собраний. Варианты ручного и автоматического выбора времени собрания, а также процедуры обработки приглашений и сбора ответов.
- Назначение задач. Определение владельца — исполнителя задачи. Составление и отправка поручения. Отслеживание хода работы над задачей.
- Пересылка элементов Outlook. Удобный инструмент, позволяющий пересылать данные элементов Outlook без предварительного преобразования информации.
Что включает в себя способность работать в команде
Данный навык желает видеть у кандидата при собеседовании каждый руководитель. Чем же он хорош? И что вообще включает в себя? Сейчас об этом поговорим.
Чтобы деятельность компании была более успешной, руководитель ставит для себя несколько целей. Кстати, как правильно ставить цели можете почитать здесь. Некоторые из них порой возникают спонтанно. Решить все задания самостоятельно он не в силах, да это и ни к чему. Тогда самое время привлечь несколько человек, которые будут заниматься их решением.
Впервые мне довелось ощутить на себе командную работу во время учебы в институте. Из нас готовили руководителей, которые должны изначально представлять данный процесс изнутри. И могу вам сказать, в начале это непросто, но жутко интересно! Со временем, справляясь с каждым заданием, вовлекаешься в процесс, и становится значительно проще.
Конечно, это несколько разные вещи: задачи в рамках учебы и работы. На практике в работе я поняла, что не все так легко. Не каждому сотруднику возможно объяснить, как необходимо коллективно работать. И также не каждый человек для этого подходит. Подробнее мы поговорим далее. Для тех, кому не дан командный дух, существуют другие задания, которые стоит им назначить.
Итак, каждый участник должен соблюдать некоторые правила, которые влияют на всю работу в целом.
Правила командной работы
Коллективное решение. Каждый работник в праве высказывать свое мнение, которое будет услышано. Оно будет принято при поддержке большинства людей.
Все равны. Если у вас больше опыта или вы являетесь руководителем, это не значит, что все должны соглашаться с вашим мнением. Каждый сотрудник имеет одинаковые права. Критикуйте только по делу и относитесь к другим уважительно.
Передача опыта. В таком рабочем процессе происходит передача своего опыта другим. Не только вы можете кого-то научить, но и вас. Более профессиональные сотрудники в непринужденной обстановке на практике покажут, как стоит поступать в том или ином случае.
Фиксируйте все идеи. Некоторые предложения вначале могут выглядеть неуместно. Но практика показывает, что зачастую они становятся главным решением. Чтобы не забыть ничего из предложенного, все стоит записывать.
Контролируйте свои эмоции. В работе необходимо забыть все личное и настроиться только на деловое общение. Человек, к которому вы испытываете личную неприязнь, способен быть отличным профессионалом в своем деле. Необходимо относится к таким людям объективно.
Принимайте конструктивную критику. Если вас критикуют по делу и объективно, то стоит прислушаться к замечаниям. Не воспринимайте замечания в свой адрес критично. Лучше внимательно выслушайте их и возьмите на заметку.
Делегирование обязанностей. Очень сложно этому научиться, но без разделения обязанностей никак не обойтись. Нужно уметь дать задания людям, которые с ними справятся лучше вас, и не контролировать каждое их действие. Ведь каждый участник имеет одну цель, он заинтересован в качественном выполнении работы.
Действуйте по плану. Чтобы все выполнялось четко и в поставленный срок, необходимо руководствоваться планом.
Пресекайте интриги. Нет ничего хуже, чем работник, который ради своей выгоды вносит разлад в группу коллег. Он также нацелен на общий результат, но его больше беспокоит возможность выделиться не лучшим путем. В группе появились сплетники и интриганы? От них необходимо избавляться. Если вы являетесь руководителем, а этот человек профессионалом, без сожаления увольте его. Разлад в коллективе может привести к большим потерям.
Разделить успех на всех. Забудьте слово «Я». В команде существует только «Мы». Успешный результат будет общим и заслуженно принадлежать каждому работнику.
Совместный отдых после решения задания
Очень важно не только разделить успех на всех, но и отпраздновать его совместно. Это поможет сплотить группу участников еще больше.
Описание
Компания Microsoft не отказывается идти в ногу со временем. Ее разработчики создали удобный продукт Office 365, который включил в себя все многочисленные компоненты знаменитого «Офиса», а также дополнительные возможности.
Теперь нет необходимости делать по 20 раз в день рассылку каких-либо документов коллегам. Не нужно даже устанавливать все эти программы на свою машину, занимая место — доступ ко всем компонентам осуществляется онлайн.
Офисный программный пакет включает в себя привычные Word, Excel, PowerPoint, Outlook и прочие, а также имеет встроенные функции календаря, электронной почты, подсказок. Если к Office 365 “подключено” несколько пользователей, вы также можете общаться в чате, при этом программа будет отображать текущий статус каждого (занят/свободен/нет не месте).
Прежде всего, конечно, Office 365 будет удобен в офисах. Для сотрудников одного отдела это настоящий подарок — отличное средство коммуникации, доступ к нужным данным в любое время и месте, возможность совместно работать над одним проектом. Скачать Office 365 бесплатно можно внизу статьи по официальной ссылке.
Как вырастить и поддерживать внутренних экспертов — делятся сами эксперты
У нас есть разные подходы, и в первую очередь встроенная программа, которая называется «Лидер учит лидеров», когда руководители высшего и среднего уровня делятся своими практиками через встраивание прямо в программы обучения. То есть мы приглашаем их на программы, где есть и внешние, и внутренние эксперты, и руководители добавляют к ним уже какие-то свои ценности и знания исходя из своей личности и опыта. Есть программа, где соавторами являются внутренние эксперты, лидеры трайбов — топ-менеджеры, которые сами преподают на программе и приглашают других преподавать в свои команды. По сути, они ролевые модели и с точки зрения экспертизы, и с точки зрения коммуникаций, и с точки зрения открытости. Такие программы, сделанные с внутренними экспертами, участники ценят гораздо больше, это видно по обратной связи. Формируется своего рода особый нетворкинг, когда человек впоследствии может встретить этого самого эксперта вот так просто где-то в коридоре и буквально за чашкой чая обсудить какие-то вопросы.
Сотрудники ценят программу, реализованную совместно с внутренними экспертами, больше, чем с внешними: по сути, это действие «эффекта ИКЕА», когда мы выше оцениваем то, что сделали своими руками. Сам человек чувствует признание, что он внес свой вклад, прошел какой-то процесс вместе с группой и уже получил результат.
Мотивация — это то, о чем можно говорить бесконечно, но она не может быть единой для всех
Есть несколько категорий людей: кому-то важна статусность, кому-то важно личное удовлетворение, кому-то нужно что-то материальное. Задача специалистов, которые занимаются развитием культуры обмена знаниями, заключается в том, чтобы сделать так, чтобы сотрудники были мотивированы делиться, но не «за что-то», а «почему-то»
Человек — существо своеобразное, он не любит делать то, что ему не нравится. Он любит делать то, что приносит ему пользу, удовольствие и как-то его положительно стимулирует
То есть для мотивации к обмену знаниями важно дать четкое «зачем?». Лучше всего составить список ценностей по типам людей и посмотреть, какие из существующих элементов или механик мотивации позволяют эти ценности затронуть
Помогают ли они делиться, лучше узнавать друг друга, вовлечься в процесс? Если да — оставляем, если нет — убираем.
Драйверы могут быть разные: есть драйверы конкурентности, среды, то есть возможность выделиться, есть возможность получить какие-то бонусы (скажем, поездка куда-то за границу). Все эти вещи нужно понимать. Сначала среда, и только потом упаковка, то есть внутренняя продажа, — зачем людям участвовать, посвящать свое время для того, чтобы вовлечься в процесс?
Как можно использовать эти функции Outlook?
Настройка с нужными полями
Вы можете легко добавлять и удалять поля в разделе задач. Например, для отслеживания времени вы можете добавить фактическую работу и общую работу. Для отслеживания статуса вы можете добавить процент завершения и пользовательский статус.
Чтобы выбрать поля, щелкните правой кнопкой мыши один из столбцов и выберите «Выбор полей» . Затем просто перетащите нужные поля в область столбца.
Легко назначайте задачи
Если вы работаете с партнером или одним сотрудником, назначать задачи друг другу просто. Откройте задачу и в верхней части навигации выберите Назначить задачу . Нажмите кнопку « Кому» , чтобы открыть список контактов, выберите уполномоченного и нажмите кнопку « Кому» во всплывающем окне. Это вставит ваш контакт в задачу, и после того, как вы нажмете Отправить , задача будет на пути к получателю.
Вы также можете включить поле для Team Task, которое включает в себя простые галочки и поле Assigned To, чтобы сразу увидеть, кто за что отвечает.
Настройка напоминаний
Как и в любом приложении задачи, напоминания являются важными инструментами. Microsoft Outlook позволяет настраивать напоминания, выбирая дату, время и конкретный звук, если хотите. Выбор даты производится в формате календаря, а выбор времени — с шагом 30 минут.
Время трека
Для фрилансеров или других лиц, которые платят клиентам по часам, отслеживание времени является обязательным. В Microsoft Outlook вы можете использовать поля « Фактическая работа» и « Общая работа» или только одно из них, в зависимости от ваших конкретных потребностей. Например, вы можете использовать Actual Work для оплачиваемой суммы и Total Work за все время, потраченное на задачу. Оба поля записывают время в десятичных часах.
Обновить статусы
Microsoft Outlook включает в себя как заполненные проценты, так и поля состояния для отслеживания ваших проектов и задач. Как и в случае с отслеживанием времени, вы можете использовать оба или только один, в зависимости от ваших предпочтений.
Преимущество их совместного использования заключается в том, что, например, если вы пометите задачу как выполненную на 100%, в поле состояния автоматически отобразится Завершено, и задача будет поцарапана.
Поле состояния также включает варианты «Выполняется», «Ожидание кого-то еще» и «Отложено», каждый из которых может быть очень полезен для продолжения работы.
Используйте приоритезацию и категоризацию
Использование поля приоритетов — еще один замечательный инструмент для просмотра наиболее важных элементов. с первого взгляда. Элементы с высоким приоритетом будут выделены красным восклицательным знаком, а элементы с низким приоритетом — синей стрелкой вниз. Вы также можете добавить поле Custom Priority, если это необходимо.
Функция категории в Microsoft Outlook также удобна для быстрого поиска определенных типов задач. По умолчанию категории названы по их цвету, но полезно поменять их на более значимые имена. Например, вы можете использовать зеленую категорию для всех финансовых задач и назвать ее таковой. Вы можете создавать свои собственные категории и выбирать цвет.
Экспортируйте ваши данные
Если вы хотите экспортировать свои задачи в электронную таблицу, это простой процесс Для начала выберите Файл > Открыть и экспортировать > Импорт / Экспорт . Когда откроется следующее окно, выберите « Экспорт в файл» в списке вариантов. Затем вы можете выбрать один из двух типов файлов; Значения, разделенные запятыми (.csv) или файл данных Outlook (.pst) .
Опция Comma Separated Values является широко распространенным выбором. Это позволяет вам отображать поля для чистого перехода, и файл может быть загружен или импортирован в базы данных и электронные таблицы. Если вы хотите создать простую резервную копию ваших задач Outlook, то файл данных Outlook можно выбрать.
На следующем шаге выберите папку « Задачи » из списка параметров и нажмите « Далее» . Затем вы можете настроить имя файла и местоположение, если это необходимо. Затем вы завершите экспорт. При необходимости вы можете сначала нажать кнопку « Карта пользовательских полей» , что позволит вам изменить поля в вашем файле; этот шаг не является обязательным. Нажмите « Готово», и вам будет предложено ввести диапазон дат для задач для экспорта.
Другие удобные функции
Для простоты использования задачи в Microsoft Outlook предлагают дополнительные удобные и полезные функции, которые помогут с вашими проектами и задачами.
- Сортировать по любому столбцу.
- Перетащите, чтобы изменить порядок столбцов.
- Отправить отчет о состоянии для отдельной задачи одним щелчком мыши.
- Просмотрите раздел сведений о задаче для часов, платежной информации и компании.
- Отфильтруйте все задачи по ключевому слову, статусу или времени.
Расширяйте возможности членов команды
Я верю, что расширение прав и возможностей сотрудников — это эффективная стратегия для прочной связи с вашей командой.
Это позволяет другим использовать свой мыслительный процесс, анализировать и оценивать — и принимать решения на основе их видения.
Из-за большой загруженности часть своих задач я делегирую подчиненным. Этот подход не только помогает снять награзку, но и служит способом выразить веру в способности членов моей команды.
Еще я даю им определенную степень автономии, чтобы они могли выполнять задания так, как считают нужным. Это проявление уверенности в себе повышает их веру в свои силы, и они чувствуют дополнительную мотивацию работать усерднее и достигать ожидаемых результатов.
Читайте по теме:
На мой взгляд, честная и конструктивная критика — важнейший компонент расширения прав и возможностей, равно как и сама возможность обсудить все последствия — выбора и поведения.
Это утверждение — в первую очередь для тех, кто занимает руководящие должности. Но любой может помочь создать культуру, в которой каждый будет чувствовать себя уполномоченным. Мой собственный опыт научил меня ценить общение, идеи и позитивную рабочую атмосферу.